Home office: Como fazer o controle de ponto e horas extras no trabalho remoto?

Durante a pandemia da Covid-19, o home office tornou-se ainda mais comum, considerando as medidas de combate e enfrentamento ao vírus que caracterizam do distanciamento e isolamento social.

Entretanto, muitos empresários têm dúvidas sobre como monitorar a execução dos trabalhos durante o horário de expediente do funcionário.

Quando o colaborador executa os serviços em horários flexíveis mesclando a rotina caseira com o escritório em um só ambiente, pode se tornar mais difícil estabelecer um cronograma de trabalho e assegurar a produtividade.

Neste sentido, permanece o questionamento “como bater o ponto virtualmente”? Para isso, existem algumas ferramentas e procedimentos online que possibilitam o acompanhamento remoto das atividades trabalhistas de cada empregado, tendo a certeza do cumprimento das tarefas dentro do horário.

Bater ponto virtual com prazos

Ao formar uma equipe remota, é comum notar aqueles que se dedicam integralmente de outros que executam somente o serviço necessário para que as atitudes não acarretem em uma demissão.

Uma maneira que possibilita a interação entre todos os membros e evita a procrastinação, corresponde à distribuição de tarefas de um mesmo projeto para mais de um funcionário, diante de lembretes constantes sobre as datas de entrega.

A medida estimula os colaboradores a partir do momento que tomam ciência da autonomia das próprias tarefas, além de observar o progresso e conclusão de cada etapa, tornando-se aspectos que podem resultar em mudanças positivas tanto para o empregado quanto para o empregador a longo prazo.

Isso acontece porque, a sinceridade e transparência nos atos, transmite e eleva a confiança dos funcionários, além manter o foco e engajamento diante do mesmo objetivo.

Outra alternativa viável é a implementação de uma ferramenta online que possa auxiliar no processo de criação dos projetos, além de distribuir tarefas para os componentes da equipe.

O sistema também possibilita a definição de prazos com datas de início e término de cada atividade, bem como, o envio de lembretes para os funcionários.

Cada integrante poderá ver quem foi designado para cada atividade dentro e determinado projeto, permitindo uma visão e entendimento geral sobre o andamento do serviço.

Também é muito importante observar a implementação de um número de horas realista, viável e que possa estimular o cumprimento do mesmo por parte do empregado. Por fim, o diálogo e o feedback são passos importantes para entender todo o processo e analisar a viabilidade do projeto.

Estas são ações que podem ser executadas por meio de um chat interno no próprio sistema.

Monitoramento de ponto

Ao executar mais de um projeto com equipes distintas, é importante estabelecer um layout organizado de todas as atividades a serem executadas, no intuito de avaliar o progresso e cumprimento de prazos.

Isso é possível através da utilização de uma ferramenta auxiliar que integra todas as etapas necessárias.

Por meio dela é possível verificar as atividades executadas por determinado funcionário em um dia específico, bem como, acompanhar todos os debates e trâmites sobre os projetos.

O aplicativo também oferece um cronômetro para observar e verificar o tempo de execução e conclusão de diferentes tarefas.

Além de possibilitar o cumprimento das horas de expediente, o empregador também pode analisar a produtividade de cada funcionário.

Rastreamento do acesso à internet dos funcionários

O funcionário em home office está sujeito a várias distrações, por isso, é possível que o empregador monitore o uso à internet de cada funcionário, no intuito de verificar se realmente estão trabalhando, ou se estão apenas “matando” tempo.

Entretanto, para que isso seja possível na prática, é preciso utilizar uma ferramenta de monitoramento de tráfego, desde que esteja devido instalada em um computador fornecido pela empresa, ou no pessoal perante a autorização do colaborador.

Este aplicativo registra cada acesso a sites e aplicativos de todos os funcionários durante o exercício das atividades trabalhistas.

Ele também gera e envia um relatório virtual ao representante da equipe, apresentando uma lista de sites ou aplicativos improdutivos utilizados durante o horário de serviço.

Se as tarefas atribuírem o uso de determinados sites e mídias sociais, é possível acrescentá-los ao segmento de sites produtivos, desta forma, serão contabilizados como tempo gasto de trabalho oficial.

Tendo em vista a transparência nos acessos, o sistema de monitoramento pode evidenciar aqueles sites e/ou aplicativos que podem executar um papel negativo na produtividade.

Portanto, é possível subtrair as horas de procrastinação do total registrado pelo trabalhador para definir o tempo real gasto na execução das atividades, descobrindo também a verdadeira produtividade dos funcionários.

Distrações como companheiros, filhos, campainha ou telefone pode comprometer o trabalho do funcionário.

São alternativas que, por mais que se pareçam rápidas, podem tomar um tempo significativo de trabalho.

Entretanto, caso o trabalhador se esquecer de desligar o timer online, o tempo de serviço será registrado indevidamente.

Visando sanar esta questão, é possível aplicar uma ferramenta remota que contabiliza o tempo de acesso em cada mesa no decorrer do dia.

Executados em segundo plano, os programas monitoram as atividades do mouse e teclado de cada funcionário.

Durante o período em que o trabalhador está longe do teclado, o timer ocioso é acionado para registrar o tempo fora da mesa.

Caso este intervalo fora da mesa tenha sido ocupado com atividades oficiais da empresa, é possível adicionar esta alternativa manualmente, característica que também será agregada ao relatório final.

Estas alternativas evitam o mau uso dos dispositivos de rastreamento e assegura o valor pago pelo real trabalho executado.

Supervisionamento do trabalho remoto

Caso o empregador não esteja satisfeito com a produtividade da equipe que está trabalhando remotamente, há a alternativa de instalar um software de monitoramento destes funcionários em home office, no sentido de adquirir as informações necessárias para solucionar o problema.

Através dele é possível realizar capturas da tela dos colaboradores por determinado período fixo, além de poder visualizar rapidamente o histórico da tela e verificar se o trabalho realmente está sendo executado em período integral.

Entretanto, também há a possibilidade de os funcionários excluírem determinadas capturas de tela, caso sejam muito reveladoras.

Em contrapartida, o período de trabalho equivalente à captura de tela também seria eliminado.

Isso acontece porque, esta ação é protegida, e só pode ser visualizada pelo empregador ou pelo funcionário cuja área de trabalho esteja sendo monitorada.

Contudo, antes de instalar qualquer software de rastreamento, a ética no ambiente de trabalho deve prevalecer, e o funcionário deve ser informado desta intenção, para que a decisão seja tomada em comum acordo.

Um contrato firmado entre a empresa e o trabalhador é um excelente método para assegurar todo o processo.

Também é importante comunicar à equipe que este processo está sendo implementado no intuito de estimular o aumento da produtividade, e não espionar cada passo.

Relatório de resumo do expediente

Durante o exercício de diversas tarefas simultâneas no decorrer do dia, pode ser difícil controlar quais e quantas atividades foram executadas.

Portanto, a utilização de uma ferramenta que monitore a equipe remota através da publicação de comentários sobre cada ação pode ser uma alternativa viável.

Este recurso pode ser uma via de mão dupla, uma vez que também pode ser utilizado pelo funcionário para anotar as etapas que já foram concluídas.

É importante se atentar quanto a períodos excessivos gastos em tarefas simples.

Isso pode acontecer se o funcionário tiver deixado o cronômetro rodando direto, afetando na real contabilização do tempo gasto.

Neste sentido, o relatório emitido no fim do dia pode ser um fator primordial na solução destes problemas, apontando a produtividade de cada funcionário.

Por Laura Alvarenga